Communicatieplan van Focal Communication

In dit document is het communicatieplan te lezen van Focal Communication. Dit document is belangrijk om te schrijven, want hierdoor maak je voor de projectgroep inzichtelijk hoe je wilt gaan communiceren en vooral hoe je wilt gaan communiceren naar de doelgroep(en) die je voor ogen hebt. Ook maakt dit document bepaalde dingen een stuk makkelijker.

Je wordt gedwongen als groep na te denken over de communicatie en hierdoor weet je in de praktijk precies wat er moet gaan gebeuren. Daarbij stel je als groep in dit plan ook prioriteiten, waardoor je als groep kunt kijken wat er bijvoorbeeld eerst gecommuniceerd moet worden en wat nog kan wachten. Als laatste helpt het document duidelijkheid te scheppen wanneer je naar meerdere doelgroepen moet communiceren en bijvoorbeeld meerdere middelen en doelen voor ogen hebt.

In dit document zullen verschillende dingen te lezen zijn. We hebben het bijvoorbeeld over onderwerpen als: het versiebeheer, de rol van de communicatie, doelgroepen, doelstellingen, middelen, activiteiten, de planning, kosten, formats, externe communicatie, pr-uitingen en ga zo maar even door. Daarbij zullen we eindigen met de conclusie en de bronnen.

Met dit document hopen wij een goed beeld te geven over hoe wij willen gaan communiceren en op welke manier, want hier zitten vaak nog een hoop haken en ogen aan, maar door het maken van dit document willen we hier zo goed mogelijk op inspringen.

Concept

Door de opkomst van social media, video games en het internet zijn kinderen steeds minder bezig met sport. Uit promotieonderzoek van het medisch centrum blijkt dat kinderen uit groep 7 en 8 van de basisschool minder fit zijn dan dertig jaar geleden. Dit terwijl sporten en bewegen erg belangrijk is voor schoolkinderen.

Tweeduizend kinderen deden mee aan een fitheidstest die ook in 1980 werd afgenomen. Kinderen van nu scoren fors lager op snelheid, kracht, lenigheid en motorische vaardigheden. Zelfs met nieuwe soorten speelgoed zoals het stapelstein balance board maakt het geen effect. Er zijn nu meer kinderen met overgewicht, maar zelfs als die niet mee wordt geteld, blijken de ‘gezonde’ kinderen van nu niet opgewassen tegen de kinderen van toen.

Kinderen moeten voldoende sporten en bewegen om de vaardigheden zoals kracht, snelheid, lenigheid en coördinatie te verbeteren. Bovendien lopen kinderen door meer te bewegen ook minder risico een blessure te krijgen als zij opeens wél gaan bewegen.

Naast het verplichte gym op verschillende scholen springen kinderen als ze thuis zijn al snel achter de computer. Het is tijd om kinderen te laten zien dat sport leuk is, en dat er meer sporten zijn dan alleen voetbal en volleybal! Zo zijn er ook sporten op het water zoals zwemmen en roeien.

De staat wil ook graag dat jongeren aan het sporten gaan en bieden zelfs financiële steun aan fondsen met hetzelfde doel. Als de livestream meer jongeren en ouders en leraren van jongeren informeert over deze fondsen zullen deze fondsen meer jongeren aan het sporten kunnen krijgen omdat veel jongeren en ouders momenteel niet weten dat dit soort fondsen er zijn.

Tijdens de live uitzending worden verschillende kinderen en tieners uitgenodigd om te komen praten over sport. Zo kunnen ze vertellen waarom ze op een sport zijn gegaan en waarom ze het zo leuk vinden om dit te blijven doen. Ook zullen er tijdens de live uitzending kleine activiteiten kunnen worden gehouden zoals ringwerpen of spijkerbroekhangen en er zullen gasten langskomen.

Ook is er ruimte om onbekende sporten zoals bijvoorbeeld het freerunnen te laten zien om de interesse op te wekken bij de kijkers (freerunnen is een sport waarbij er over allerlei objecten wordt gesprongen en waarbij op een bijzondere manier van A naar B wordt bewogen).

Dit concept voor een live uitzending heeft een ‘sportief’ karakter. Het kan voor de uitzender een stap zijn om naast hun vaste kijkers ook een iets jonger publiek aan te spreken. Daarnaast zal het meer jongeren kunnen laten interesseren voor sport, met het uiteindelijke doel om ze ook echt aan het sporten te krijgen.

Interne communicatie

Aangezien we in het project werken in groepsverband is goede communicatie een belangrijk onderdeel. Het moet duidelijk zijn wat de rolverdeling is, wat iedereen zijn progressie is en dat er duidelijk is wat er gedaan moet worden. Hierbij gebruiken we een aantal afspraken en middelen om elkaar op de hoogte te houden van alle informatie die relevant is voor het project.

Er zijn tijden en dagen afgesproken waarop we met iedereen gezamenlijk gaan werken aan het project en daarbij het project van Bauspiel. Hierin bespreken we met elkaar waar hoe ver iedereen is en op welke onderdelen we gaan verder werken. Met gebruik van middelen zoals Whatsapp en Facebook houden we elkaar buiten werktijden op de hoogte van elkaars progressie en afwezigheid.

Qua documenten krijgt iedereen direct elkaars documenten binnen doormiddel van Dropbox. Door het gebruik van deze afspraken en middelen zou er duidelijk geschapen moeten worden.

Externe communicatie

Het idee voor de live uitzending is dat we jongeren wat laten vertellen over sport. Ook willen we een jong publiek aanspreken die naar de live uitzending gaan kijken. Hierop zullen we onze communicatie tegenover de doelgroep ook op aanpassen. Gebruik van ingewikkelde woorden zou waarschijnlijk te lastig zijn voor de jongeren om te begrijpen. Om deze reden zullen we het taalgebruik tegenover de jongeren vereenvoudigen.

Om ervoor te zorgen dat er jongeren naar de live uitzending kijken, moeten we deze doelgroep op een manier bereiken. We zijn van plan om posters op te hangen bij basisscholen. Daarnaast hebben we een Facebook waar mensen ons kunnen volgen. Daarnaast zullen de projectleden nabije kringen vertellen over het project waar ze aan werken.

Om kinderen in de uitzending te krijgen zijn we van plan een basisschool te benaderen. Dit gaan we doen door middel van bellen en bezoeken. Hierbij willen we vragen bij de directeur van de basisschool om een groep 7 of 8 klas uit te nodigen bij de uitzending. Dit is cruciaal, aangezien de kinderen een belangrijk onderdeel spelen in de uitzending.

Naast kinderen willen we ook een aantal gasten uitnodigen. Tijdens de uitzending worden een aantal filmpjes uitgezonden. Hierin wordt onder andere de organisatie en de sport freerunning genoemd. We willen voor deze twee onderwerpen gasten uitnodigen die er iets over kunnen vertellen. Om iemand te bereiken die wilt uitleggen over de organisatie gaan we naar de organisatie bellen om te vragen of ze interesse hebben.

Voor de freerunners vragen we of dezelfde personen, die ook te zien zijn in het filmpje, langs willen komen om wat te vertellen. Hiervoor zal de projectlid, die de freerunners in eerste instantie benaderd heeft, voor zorgen. Voor de presentatoren willen we een man en een vrouw om diversiteit te promoten. Hiervoor gaan we mensen uit eigen kringen benaderen om te vragen of ze willen meehelpen met het presenteren van de uitzending.

Versiebeheer

Aangezien we met een grote groep werken en veel bestanden in moeten leveren is het van belang dat we denken aan het versiebeheer, want anders wordt het één grote chaos. We hebben een Dropboxaccount met de hele groep en hier worden alle bestanden in gezet in mapjes. Maar aangezien we met veel mensen aan bestanden werken is duidelijkheid in versiebeheer nodig.

Anders wordt er misschien door meerdere mensen aan dezelfde bestanden gewerkt of er worden bijvoorbeeld dingen verwijderd die niet verwijderd hadden moeten worden. Dit willen wij door middel van een duidelijk versiebeheer voorkomen.

We hebben drie opties. Als eerste kunnen we een tabel plaatsen na de titelpagina voor het versiebeheer. Deze tabel bevat een overzicht van de verschillende versies met de daarbij horende data en de personen aan wie de versies zijn verstuurd. Dit is erg handig, want zo kan er meteen gezien worden wie welke versie heeft gemaakt en op welke datum en naar wie deze is verstuurd.

Daarnaast is het makkelijker een stuk van jezelf aan te passen, wanneer je het bijvoorbeeld ergens niet mee eens bent. Je maakt gewoon een nieuwe versie aan en vermeldt dit in de tabel voor het versiebeheer. Ook kunnen we in de tabel de mogelijkheid geven opmerkingen te plaatsen die misschien voor anderen handig zijn om te lezen of om rekening mee te houden. Hieronder is een voorbeeld te zien van een tabel voor het versiebeheer zoals wij die kunnen gaan gebruiken.

VersienummerDatumVerstuurd aanOpmerkingen
1.023-06-2024K. JanssenEerste opzet.
1.125-06-2024K. JanssenAangepaste conclusie na opmerkingen van de groep.
1.226-06-2024K. JanssenHoofdstuk kosten en baten aangepast na feedback verwerking.
1.328-06-2024K. JanssenDefinitieve versie van het ontwerpdocument opgestuurd.

Verder zouden we misschien nog de naam van de persoon die het bestand heeft gemaakt of bijgewerkt erbij kunnen vermelden, maar dit is niet perse nodig. Hierover zullen we nog eens goed nadenken.

Naast deze eerste optie voor het versiebeheer hebben we ook nog een andere optie die ons aanspreekt en dat is gewoon door achter de bestandsnaam de versie of de datum te zetten. Zo weet iedereen meteen (zonder eerst het bestand te moeten openen) welke versie het is en welke hij of zij nodig heeft. Dit zou er dan als volgt uit zien:

Designdocument 07-03-2024      Designdocument 09-03-2024

Designdocument Versie 1             Designdocument Versie 2

Naast deze twee opties apart te gebruiken, kun je ze misschien ook samen gebruiken. Hiervoor moeten we eerst even kijken of dit wel werkt voor ons. We zouden in de bestandsnaam de datum of de versie kunnen zetten en na de titelpagina een tabel voor het versiebeheer. Zo weet je meteen welk bestand je moet openen en je kunt in de tabel de ‘details’ lezen zoals opmerkingen. Dit lijkt ons het meest handige, dus deze optie kan gezien worden als optie 3.

Per groepje zou iedereen de manier van versiebeheer zelf kunnen bepalen. Het is niet handig twee verschillende manieren te hanteren in een groep, dus er moet er dan wel eentje gekozen worden. Dit zijn dus de drie opties waaruit we kunnen kiezen. Volgens ons zijn dit de duidelijkste manieren van versiebeheer. Daarbij gaat onze voorkeur uit naar optie 3. Je ziet meteen welk bestand je nodig hebt en je kunt de opmerkingen en dergelijken lezen in de tabel.

Navigeren van dit document

In het hoofdmenu vindt u alle onderwerpen uitgewerkt per pagina.

Conclusies

Wij hopen dat dit document een zo goed mogelijk beeld heeft gegeven van hoe wij onze communicatie willen aanpakken.

We hebben twee doelgroepen. De kinderen zijn de hoofddoelgroep en de volwassen een subdoelgroep. Naar de doelgroepen communiceren wij allebei anders. De volwassen spreken we vooral aan door sociale media en de kinderen zullen we meer activeren en informeren door langs te gaan op basisscholen en door posters op te hangen.

Verder communiceren we naar de doelgroepen in onze eigen huisstijl en deze stijl proberen wij ook te hanteren binnen onze groep. Daarbij hebben we een goede planning gemaakt met de dingen die geregeld moeten worden m.b.t. het communiceren naar de doelgroepen.

Ook hebben we de middelen inzichtelijk gemaakt die wij voor ogen hebben en de activiteiten. Ook hebben we de mogelijke kosten beschreven, waardoor er duidelijk een beeld gevormd kan worden over onze communicatie. Kortom, wij denken door dit document te hanteren een zo goed mogelijke communicatie neer te kunnen zetten zowel intern als extern.